KLAUZULA INFORMACYJNA DLA PRACOWNIKÓW TYMCZASOWYCH/ZLECENIOBIORCÓW
Administrator danych
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016 /679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95 /46 /WE – dalej zwanym RODO w niniejszym oświadczeniu zawarto informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych pracowników tymczasowych/zleceniobiorców przez HR Legal Sp. z o.o.
Spółka, która zatrudnia pracownika tymczasowego/zleceniobiorce, jako pracodawca użytkownik, jest administratorem danych osobowych, które uzyskuje od pracownika, od agencji pracy tymczasowej zatrudniającej pracownika, oraz z innych źródeł opisanych poniżej. „Administrator" oznacza, że HR Legal Sp. z o.o. decyduje o celu i sposobach przetwarzania danych osobowych pracownika. Spółka odpowiada za przetwarzanie danych osobowych pracownika/zleceniobiorcy zgodnie ze stosownymi przepisami prawa i regulacjami dotyczącymi ochrony danych.
Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych pracowników tymczasowych/zleceniobiorców należy kierować do administratora pod mail: biuro@hr-legal.pl lub tel. 612852471.
Cele i podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzanie Pani /Pana danych osobowych odbędzie się w celach:
• zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy o pracę, umowy cywilno-prawnej (umowa zlecenia)
• wykonywania obowiązków wynikających z Kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, w tym prowadzenia oraz archiwizacji akt osobowych;
• wykonywania czynności związanych z obowiązkami i odpowiedzialnością pracownika/zleceniobiorcy, zakazem konkurencji, kwalifikacjami zawodowymi pracownika, w tym realizacją szkoleń;
• zarządzania personelem, planowania i analizy zatrudnienia, zarządzania mieniem powierzonym pracownikowi/zleceniobiorcy, wypłat i zarządzania wynagrodzeniami, przydzielania zadań, oceny pracownika;
• zarządzania wynikami pracy, w tym profilowania do celów statystycznych oraz rozwojowych;
• zarządzania rozwojem, w tym profilowania do celów statystycznych i biznesowych;
• wykonywania czynności związanych z ewentualną odpowiedzialnością porządkową pracowników, odpowiedzialnością pracowników/zleceniobiorców za szkodę wyrządzoną pracodawcy, odpowiedzialnością pracowników za mienie powierzone pracownikowi/zleceniobiorcy, w tym ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń;
• wykonywania obowiązków wynikających z przepisów o: ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości, powszechnym obowiązku obrony oraz z innych zobowiązań wywodzących się z obowiązujących regulacji;
• zapewnienia bezpieczeństwa w lokalach wynajmowanych przez Spółkę;
• zapewnienia ochrony informacji oraz przestrzegania tajemnic zawodowych;
• obsługi finansowej, administracyjnej oraz informatycznej, w tym założenia i utrzymywania kont w systemach informatycznych oraz umożliwienie zdalnej pracy;
• udostępniania danych podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym podanie jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• monitoring GPS w celu zapewnienia bezpieczeństwa i optymalizacji wykorzystania floty pojazdów.
Podstawą prawną przetwarzania Pani /Pana danych osobowych jest:
• konieczność do zawarcia i wykonywania umowy o pracę, umowy cywilno-prawnej (umowa zlecenia) w tym korzystania z praw i wykonywania obowiązków pracownika/zleceniobiorcy lub pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Ogólnego o Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r., dalej: „RODO");
• przepis prawa – w zakresie obowiązków wynikających z tych przepisów, w tym prawa pracy, przepisów o ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości, powszechnym obowiązku obrony (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• prawnie uzasadnione interesy administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) tj. m.in.:
⎫ zapewnianie bezpieczeństwa w lokalach wynajmowanych przez Spółkę, gdzie uzasadnionym interesem jest zagwarantowanie bezpieczeństwa;
⎫ zarządzanie rozwojem oraz zasobami ludzkimi, w tym podnoszenie kwalifikacji (także na poziomie całej grupy), gdzie uzasadnionym interesem jest dbanie o jak najwyższy poziom kadry zarządzającej oraz pozostałych zatrudnionych;
⎫ zarządzanie rozwojem, gdzie dane mogą być wykorzystane w procesie profilowania umożliwiającego optymalne wykorzystanie potencjału osób zatrudnionych;
⎫ przekazanie danych osobowych w związku ze świadczeniami dodatkowymi (ubezpieczenie, aktywność sportowa i inne), gdzie uzasadnionym interesem jest zagwarantowanie jak najlepszych warunków pracy osobom zatrudnionym;
⎫ dane administracyjne dotyczące podróży, takie jak informacje o podróżach służbowych, szczegóły rezerwacji, numer paszportu, numer firmowej karty kredytowej, faktury związane z podróżą i diety.
• Pani /Pana zgoda w zakresie szerszym niż wynikający z przepisów prawa pracy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) tj. m.in.:
⎫ do wykorzystania wizerunku w związku z jego publikacją w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Okres przechowywania danych
Pani /Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres zatrudnienia, a następnie przez okres wskazany przez przepisy prawa pracy i inne przepisy szczególne m.in.: ustawy o rachunkowości, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych. W razie przetwarzania danych osobowych w oparciu o wyrażoną przez Panią /Pana zgodę, Administrator będzie przechowywał Pani /Pana dane do momentu wycofania zgody. Spółka zakończy przetwarzanie danych zbieranych w oparciu o jej prawnie uzasadniony interes, jeżeli zgłosi Pani /Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych w tych celach.
Odbiorcy danych
Odbiorcą Pani/Pana danych mogą być:
• podmioty trzecie w związku z wykonywaniem Pani /Pana obowiązków pracowniczych np.: usługi wspólne dla kadr, dostarczanie szkoleń i kursów zawodowych, rekrutacji i zarządzania kadrami, wsparcie i utrzymanie infrastruktury IT, doradztwo prawne, analiza zachowań użytkowników, obsługa zamówień, weryfikacja zgodności (audyty), szkolenia i rozwój, przy czym takie podmioty przetwarzają dane, jako podwykonawcy, na podstawie umowy z pracodawcą i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami, tj. np.: niezależni zewnętrzni przedstawiciele, usługodawcy, dostawcy, partnerzy, dystrybutorzy, wykonawcy usług pocztowych i operacyjnych, zarządzania dokumentacją;
• organy ścigania i organy państwowe, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa.
Przekazywanie danych poza EOG
Nie występuje
Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Pani/Panu prawo do:
• dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W szczególności przysługuje Pani /Panu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby profilowania;
• wycofania w każdej chwili zgody w zakresie, w jakim jest ona podstawą przetwarzania danych Pani /Pana danych. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
• przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani /Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub na podstawie zgody;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani /Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani /Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych na adres mailowy biuro@hr-legal.pl lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowej https://hr-legal.pl/polityka-prywatnosci-hr-legal
Informacja o obowiązku podania danych i skutkach niepodania
Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa jest obowiązkowe, a skutkiem ich niepodania będzie brak możliwości realizacji stosunku pracy. Podanie pozostałych danych osobowych jest dobrowolne, a skutkiem odmowy ich podania będzie brak możliwości realizacji poszczególnych celów wskazanych wyżej.
