Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Expander Advisors Sp. z o.o.
§ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Niniejsza procedura reguluje zgłoszenia wewnętrzne dokonane przez Sygnalistę, warunki objęcia Sygnalistów ochroną oraz zasady podejmowania Działań następczych.
2. Postanowień niniejszej procedury nie stosuje się do:
a) ochrony informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego,
b) tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu medycznego oraz prawniczego,
c) postępowania karnego w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
§ 2
DEFINICJE
1. Expander - Expander Advisors Sp. z o.o.
2. Działania następcze – oznacza działanie podjęte przez Expander lub Organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania Naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania Zgłoszeń Naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania Zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
3. Działanie odwetowe – oznacza bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w Kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
4. Informacja o naruszeniu prawa – oznacza informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Expander, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w Kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
5. Informacja zwrotna – przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych Działań następczych i powodów takich działań.
6. Kontekst związany pracą – oznacza przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Expander lub na rzecz Expander, w ramach których uzyskano Informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych.
7. Naruszenie prawa – oznacza działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji,
b) zamówień publicznych,
c) usług, produktów i rynków finansowych,
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
f) bezpieczeństwa transportu,
g) ochrony środowiska,
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
i) bezpieczeństwa żywności i pasz,
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
k) zdrowia publicznego,
l) ochrony konsumentów,
m) ochrony prywatności i danych osobowych,
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a) – p).
8. Organ publiczny – oznacza naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania Działań następczych w dziedzinach wskazanych w definicji Naruszenia prawa.
9. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – oznacza osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w Kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
10. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – oznacza osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się Naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się Naruszenia prawa, jest powiązana.
11. Osoba powiązana z Sygnalistą – oznacza osobę fizyczną, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny. Na dzień przyjęcia niniejszej procedury osobą najbliższą jest: małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu.
12. Postępowanie prawne – oznacza postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych.
13. Sygnalista - oznacza osobę fizyczna, która zgłasza lub Ujawnia publicznie Informację o naruszeniu prawa uzyskaną w Kontekście związanym z pracą, w tym również uzyskanej przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Expander lub na rzecz Expander, lub już po ich ustaniu. Sygnalistą może być:
a) pracownik,
b) pracownik tymczasowy,
c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
d) przedsiębiorca,
e) prokurent,
f) akcjonariusz lub wspólnik,
g) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
h) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
i) stażysta,
j) wolontariusz,
k) praktykant.
14. Ujawnienie publiczne – oznacza podanie Informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
15. Zgłoszenie – oznacza ustne lub pisemne Zgłoszenie wewnętrzne lub Zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w niniejszej procedurze.
16. Zgłoszenie wewnętrzne – oznacza ustne lub pisemne przekazanie Expander Informacji o naruszeniu prawa.
17. Zgłoszenie zewnętrzne – oznacza ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo Organowi publicznemu Informacji o naruszeniu prawa.
§ 3
OCHRONA SYGNALISTY
1. Sygnalista podlega ochronie określonej w postanowieniach niniejszej procedury oraz na podstawie powszechnie obowiązujących w Polsce przepisów, od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że stanowi Informację o naruszeniu prawa.
2. Ochronie objętej tym paragrafem podlegają odpowiednio Osoby pomagające w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby powiązane z Sygnalistą jak również osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne pomagające Sygnaliście lub z nim powiązane, w szczególności stanowiące własność Sygnalisty lub go zatrudniające.
3. Postanowienia niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy Informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.
4. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
5. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe, przy czym za Działania odwetowe uznaje się również próbę lub groźbę zastosowania, polegające w szczególności na:
a) odmowie nawiązania stosunku pracy,
b) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
c) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej
umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
d) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
e) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
f) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
g) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,
h) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
i) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty,
j) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
k) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,
l) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
m) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
n) mobbingu,
o) dyskryminacji,
p) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,
q) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
r) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,
s) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
t) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu,
u) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
6. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, postanowienie powyższego ust. 5 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
7. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy Działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania Działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
a) wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia,
b) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
8. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia na podstawie powszechnie obowiązującego prawa, za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego.
9. Dokonanie Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu Naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że Zgłoszenie lub Ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia Naruszenia prawa zgodnie z Procedurą oraz przepisami prawa. W przypadku wszczęcia Postępowania prawnego dotyczącego wymienionej w tym punkcie odpowiedzialności, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
10. Uzyskanie informacji będących przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
§ 4
ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE
1. Jednostka odpowiedzialna za Nadzór Jakości i Compliance jest odpowiedzialna za:
a) przyjmowanie Zgłoszeń wewnętrznych,
b) podejmowania z zachowaniem należytej staranności Działań następczych (w tym zwłaszcza weryfikacji Zgłoszenia oraz dalszej komunikacji ze zgłaszającym – m.in. występowanie o dodatkowe informacje oraz przekazywanie Informacji zwrotnej), w zależności od sytuacji, w kooperacji z jednostką odpowiedzialną za sprawy kadr i płac, jednostką odpowiedzialną za sprawy prawne lub inną,
c) potwierdzenie otrzymania Zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. Sposoby przekazywania Zgłoszeń wewnętrznych. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać ustnie lub pisemnie.
3. Zgłoszenia ustnego można dokonać:
a) telefonicznie za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej: Małgorzata Szymańska-Cholewa, kierująca jednostką odpowiedzialną za Nadzór Jakości i Compliance: +48 695-599-773. Rozmowa dokumentowana jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie,
b) osobiście podczas bezpośredniego spotkania: po uprzednim umówieniu spotkania z Małgorzatą Szymańską-Cholewą, kierującą jednostką odpowiedzialną za Nadzór Jakości i Compliance: +48 695-599-773, malgorzata.szymanska@expander.pl; spotkanie może się odbyć osobiście lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (m.in. poprzez aplikację Teams). Spotkania zostanie zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty Zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez upoważnioną osobę będącą pracownikiem jednostki odpowiedzialnej za Nadzór Jakości i Compliance. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
4. Zgłoszenia pisemnego można dokonać:
a) drogą mailową na adres: malgorzata.szymanska@expander.pl,
b) listownie: Expander Advisors Sp. z o.o. ul. Inflancka 4B, 00-189 Warszawa. Należy wskazać Małgorzatę Szymańską-Cholewa jako odbiorcę z dopiskiem „do rąk własnych".
5. Expander gwarantuje, że procedura Zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem Zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, Osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
6. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania Działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych Sygnalisty mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Expander. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania Działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
7. Jednostka odpowiedzialna za Nadzór Jakości i Compliance jest bezstronną wewnętrzną jednostką organizacyjną upoważnioną do podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście Informacji zwrotnej.
8. Jednostka odpowiedzialna za Nadzór Jakości i Compliance ma obowiązek potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
9. Jednostka odpowiedzialna za Nadzór Jakości i Compliance ma obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, Działań następczych po przyjęciu zawiadomienia od Sygnalisty w szczególności przeprowadzić postępowanie wyjaśniające
10. Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście Informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać Informację zwrotną.
§ 5
REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1. Expander prowadzi rejestr Zgłoszeń wewnętrznych oraz jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze Zgłoszeń wewnętrznych.
2. Jednostka odpowiedzialna za Nadzór Jakości i Compliance jest jednostką upoważnioną do prowadzenia rejestru Zgłoszeń wewnętrznych.
3. Wpisu do rejestru Zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie Zgłoszenia wewnętrznego.
4. Rejestr Zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
a) numer zgłoszenia,
b) przedmiot Naruszenia prawa,
c) dane osobowe Sygnalisty oraz Osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
d) adres do kontaktu Sygnalisty,
e) datę dokonania zgłoszenia,
f) informację o podjętych Działaniach następczych,
g) datę zakończenia sprawy.
5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze Zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 6
POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE
1. Każde Zgłoszenie, niezależnie od kanału, jest obsługiwane w sposób bezpieczny, zapewniający ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz osób trzecich wymienionych w Zgłoszeniu, oraz uniemożliwia uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym osobom.
2. Z każdego postępowania wyjaśniającego tworzony jest raport.
3. Osoby prowadzące postępowanie wyjaśniające mają pełen dostęp do wszystkich materiałów Expander, jak również mają prawo zażądać wyjaśnień od każdego pracownika i współpracownika Expander w przedmiotowej sprawie.
4. W stosunku do zgłaszającego, nie mogą zostać zastosowane żadne środki dyscyplinarne dotyczące przedmiotu Zgłoszenia.
5. Postępowanie wyjaśniające w miarę możliwości powinno być udokumentowane w postaci informacji elektronicznej, papierowej, oświadczeń i innych dokumentów potwierdzających prawidłowość wyciągniętych wniosków.
6. W początkowej fazie prowadzenia postępowania wyjaśniającego Jednostka odpowiedzialna za Nadzór Jakości i Compliance określa zarzuty i weryfikuje prawdopodobieństwo ich wystąpienia oraz przygotowuje plan postępowania wyjaśniającego uwzględniającego powody prowadzenia postępowania, listę zarzutów i możliwości weryfikacji, wskazanie hipotez, listę niezbędnych informacji, skład zespołu (jeżeli jest taka potrzeba, dopraszane są osoby z jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za dane aktywności m.in. prawny, spraw personalnych, bezpieczeństwo i inne).
7. Osoba prowadząca postępowanie wyjaśniające po jego zakończeniu może przedstawić rekomendacje kierującemu jednostką organizacyjną (o ile zarzuty zgłoszone w zawiadomieniu jej nie dotyczą – wówczas rekomendacje zostaną przedstawione osobie, która w strukturze organizacyjnej znajduje się nad tą jednostką), która podlegała badaniu, oraz skierować rekomendacje do jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za sprawy personalne w zakresie zastosowania środków dyscyplinarnych.
8. Jednostka odpowiedzialna za Nadzór Jakości i Compliance przekazuje ogólne informacje na temat Zgłoszeń, w zakresie zgodnym z obowiązującymi przepisami prawa i przy zachowaniu zasad poufności Sygnalisty, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszeniu, Osoby powiązanej z Sygnalistą i Osoby, której dotyczy zgłoszenie: Radzie Nadzorczej Expander oraz Prezesowi Zarządu Expander. W przypadku dużej złożoności sprawy, osoba prowadząca postępowanie wyjaśniające może skierować wniosek na posiedzenie komitetu składającego się z osoby z jednostki odpowiedzialnej za Nadzór Jakości i Compliance, osoby z jednostki odpowiedzialnej za sprawy prawne oraz osoby z jednostki odpowiedzialnej za sprawy kadr i płac w celu podjęcia decyzji przez ten komitet.
9. Przesłuchania osób w trakcie postępowania wyjaśniającego powinny być prowadzone zgodnie z zasadami wskazanymi w instrukcji opisującej zasady prowadzenia postępowania wyjaśniającego. W miarę możliwości z przesłuchań powinny być tworzone protokoły, podpisane przez przesłuchiwanego i przesłuchujących. Jeżeli nie ma takiej możliwości niezbędnym jest przygotowanie notatki służbowej ze spotkania podpisanej przez osoby biorące udział w czynności.
10. W przypadku stwierdzenia w trakcie postępowania wyjaśniającego Naruszenia prawa skutkującego stratą dla Spółki przekraczającą 1 000 zł, przedmiotowa informacja powinna zostać przekazana kierującemu jednostką organizacyjną odpowiedzialną za zarządzanie ryzykiem.
11. Osoby prowadzące postępowanie wyjaśniające są zobowiązane do zachowania tajemnicy i do dbałości o zabezpieczenie przed ujawnieniem materiałów w ramach postępowania wyjaśniającego.
§ 7
ZGŁOSZENIA ANONIMOWE
1. Expander przyjmuje Zgłoszenia dokonane anonimowo.
2. Obowiązuje zakaz Działań odwetowych opisanych w niniejszej procedurze oraz przepisach prawa, wobec Sygnalisty, gdy jego tożsamość została ujawniona, który dokonał Zgłoszenia anonimowego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że stanowi Informację o naruszeniu prawa.
3. Tryb postępowania wynikający ze Zgłoszeń nie będących zgłoszeniami anonimowymi jest stosowany odpowiednio do zgłoszeń anonimowych, z uwzględnieniem faktu, że osoba Sygnalisty pozostaje nieznana.
§ 8
ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE
1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia wewnętrznego. Sygnalista ma prawo dokonania Zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo Organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Wszystkie polskie podmioty publiczne można znaleźć poprzez stronę internetową: https://www.gov.pl/web/bip; wyszukiwarka podmiotów znajduje się na stronie internetowej: https://www.gov.pl/web/bip/wyszukiwarka-podmiotow.
2. Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury Zgłoszeń wewnętrznych.
§ 9
UJAWNIENIE PUBLICZNE
1. Sygnalista dokonujący Ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:
a) dokona Zgłoszenia wewnętrznego, a następnie Zgłoszenia zewnętrznego, a Expander, a następnie Organ publiczny w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej Organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich Działań następczych ani nie przekażą Sygnaliście Informacji zwrotnej, lub
b) dokona od razu Zgłoszenia zewnętrznego, a Organ publiczny w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich Działań następczych ani nie przekaże Sygnaliście Informacji zwrotnej,
chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
2. Sygnalista dokonujący Ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
a) naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
b) dokonanie Zgłoszenia zewnętrznego narazi Sygnalistę na Działania odwetowe, lub
c) w przypadku dokonania Zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania Naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między Organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału Organu publicznego w naruszeniu.
3. Postanowień tego paragrafu nie stosuje się, jeżeli przekazanie Informacji o naruszeniu prawa następuje bezpośrednio do prasy przy uwzględnieniu przepisów ustawy Prawo prasowe.
§ 10
DANE OSOBOWE
1. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
2. Postanowienia ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez Organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego Osobie, której dotyczy zgłoszenie.
3. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w powyższym ust. 2, właściwy Organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
4. Expander po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego Działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.3)), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679", oraz Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie miał uzasadnionej podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że stanowi Informację o naruszeniu prawa, albo Sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem Działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez Expander przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano Zgłoszenie zewnętrzne do Organu publicznego właściwego do podjęcia Działań następczych lub zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. W tej sytuacji Expander usuwa oraz niszczy dokumenty związane ze Zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Nie dotyczy to sytuacji, gdy dokumenty związane ze Zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
§ 11
ZAKAZY
Expander zakazuje oraz uznaje za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych następujące działania:
a) utrudnianie lub uniemożliwianie dokonania Zgłoszenia,
b) podejmowanie Działań odwetowych wobec Sygnalisty, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub Osoby powiązanej z Sygnalistą,
c) ujawnienie poufności tożsamości Sygnalisty, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub Osoby powiązanej z Sygnalistą,
d) dokonywanie Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, wiedząc, że do Naruszenia prawa nie doszło.
§ 12
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Procedura podlega konsultacjom z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi zgodnie z trybem lub regulacjami obowiązującymi w Expander.
2. Konsultacje z przedstawicielami pracowników trwają nie krócej niż 5 dni, od dnia przedstawienia przez Expander projektu procedury Zgłoszeń wewnętrznych.
3. Procedura Zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości wszystkich adresatów niniejszej Procedury Zgłoszeń wewnętrznych poprzez informację mailową wysłaną do wszystkich osób zatrudnionych w Expander, bez względu na formę prawną umowy oraz umieszczenie na wewnętrznym systemie Extranet lub Intranet.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Expander przekazuje informację o procedurze Zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy
