Formularz aplikacyjny

POWIADOMIENIE O OCHRONIE PRYWATNOŚCI W PROCESIE REKRUTACJI W IRON MOUNTAIN

Wstęp
1.1 Iron Mountain Polska Sp. z o. o. oraz Iron Mountain Polska Services Sp. z o. o. (dalej: „Iron Mountain”) ceni sobie kandydatów biorących udział w procesie rekrutacji, przestrzega i chroni ich prywatność. Niniejsze powiadomienie o ochronie prywatności w procesie rekrutacji ("("Powiadomienie") określa podstawy przetwarzania przez Iron Mountain danych osobowych, które nam przekazujesz do wykorzystania w ramach złożonego podania o pracę.
1.2 IM jest administratorem Twoich danych osobowych. Jednocześnie informujemy, że inne podmioty w ramach grupy kapitałowej Iron Mountain mogą również przetwarzać Twoje dane osobowe, zgodnie z celami określonymi w niniejszym Powiadomieniu.
1.3 Powiadomienie niniejsze dotyczy kandydatów do pracy oraz stron trzecich, o których informacje zostały nam przez przekazane w związku z Twoim podaniem o pracę (np. osoby udzielające referencji).
1.4 IM zastrzega sobie prawo do aktualizowania lub wprowadzania zmian do niniejszego Powiadomienia.

2. Krótkie podsumowanie:
Iron Mountain zbiera i wykorzystuje dane osobowe, które nam przekazujesz w ramach procesu rekrutacji.

Dane osobowe zbierane przez Iron Mountain wykorzystywane są głównie w celach rekrutacji i selekcji. Dane te mogą być przechowywane w systemach znajdujących się na całym świecie (w tym poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego) i mogą być przetwarzane przez usługodawców zewnętrznych działających w imieniu Iron Mountain.

W odniesieniu do swoich danych osobowych posiadasz określone prawa wskazane w ust. 10, z których możesz skorzystać kontaktując się w pierwszym rzędzie z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: iod@ironmountain.pl

 Jak wykorzystujemy Twoje dane osobowe - Ustęp 4
 Kto otrzymuje Twoje dane osobowe - Ustęp 8
 Twoje prawa - Ustęp 10

3. Rodzaj przetwarzanych danych osobowych
3.1 "Dane osobowe" to pojęcie zdefiniowane w prawie o ochronie danych i odnosi się do informacji dotyczących zidentyfikowanej osoby lub osoby, którą można zidentyfikować.
3.2 Rodzaj danych osobowych, które przetwarzamy różni się w zależności od tego, na jakie stanowisko składasz aplikację, Twojej lokalizacji oraz warunków związanych z tym stanowiskiem pracy. Zazwyczaj będzie się to wiązało między innymi, z następującymi rodzajami danych osobowych:
3.2.1 Twoje dane osobowe –imię, drugie imię/imiona, nazwisko, data urodzenia, płeć, narodowość, dane kontaktowe (np. adres domowy, numer telefonu, e-mail)
3.2.2 dane dotyczące imigracji i możliwości podjęcia pracy, w tym wiza lub pozwolenia na pracę;
3.2.3 dane dotyczące Twojego podania – na przykład: Twoje kwalifikacje, osoby udzielające referencji, CV i podanie, języki, którymi się posługujesz, informacje uzyskane w trakcie rozmowy i ocena;
3.2.4 informacje dotyczące sprawdzania i weryfikacji – obejmujące referencje, sprawdzenie dotychczasowej działalności (w tym informacje publicznie dostępne oraz z profili w mediach społecznościowych takich jak LinkedIn) ujawnienie informacji z rejestru skazanych (jeżeli jest to dozwolone przepisami prawa)
3.2.5 wszelkie inne dane osobowe lub nieformalne, jakie postanowisz ujawnić pracownikom Iron Mountain podczas procedury aplikacji lub rozmowy, czy to w formie ustnej czy pisemnej.

4. Podstawa prawna i cel przetwarzania
4.1 Wykorzystujemy Twoje dane osobowe do celów wymienionych w paragrafie 4.6 poniżej.
4.2 Zawsze gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe robimy to zgodnie z powszechnie obowiązującymi wymogami prawa w zakresie przetwarzania danych.
4.3 W większości przypadków przetwarzanie danych osobowych będzie uzasadnione w oparciu o jedną z następujących podstaw:
4.3.1 musimy je przetwarzać aby spełnić obowiązek prawny, któremu podlega Iron Mountain (na przykład sprawdzenie prawa do podjęcia pracy)
4.3.2 leży to w naszym uzasadnionym interesie handlowym i nasz interes nie jest podrzędny w stosunku do Twojego interesu oraz Twoich podstawowych praw i wolności (na przykład dokonywanie klasyfikacji kandydatów)
4.3.3 odbywa się za Twoją zgodą (na przykład rozpatrywanie dobrowolnie złożonego CV)
4.3.4 jest konieczne w celu podjęcia kroków na Twój wniosek przed zawarciem z Tobą umowy będącej podstawą Twojego zatrudnienia.
4.4 Przetwarzanie szczególnych kategorii danych (takich jak np. dane dotyczące zdrowia) będą uzasadnione warunkami określonymi w paragrafie 4.3 i zazwyczaj jednym z podanych poniżej warunków specjalnych:
4.4.1 przetwarzanie ich jest konieczne w celu spełnienia obowiązków na gruncie prawa pracy;
4.4.2 odbywa się za Twoją wyraźną zgodą;
4.4.3 jest konieczne w celu zgłoszenia, wykonania lub obrony przed roszczeniami.

4.5 Przetwarzanie danych dotyczących wyroków w sprawach karnych będzie dokonywane tylko na podstawie stosownych przepisów prawa.

4.6 Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe, związane są z oceną Twojego podania o pracę w Iron Mountain. Spółka może wykorzystać Twoje dane osobowe w celu dokonania oceny i selekcji kandydatów, co obejmuje na przykład ustalenie i przeprowadzenie rozmów i testów, dokonanie wszelkiego innego rodzaju ocen i klasyfikacji niezbędnych w procesie rekrutacji i ostatecznego jej zakończenia, sprawdzenie możliwości zatrudnienia Ciebie oraz dla innych celów istotnych w procesie rekrutacji.
Jeżeli otrzymamy zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych dla celów przyszłych ewentualnych procedur rekrutacyjnych, jeżeli jej nie wycofasz, będziemy nadal przetwarzali nie przyjęte dotychczas podania o pracę przez ograniczony okres czasu (nie dłużej niż 3 lata) aby wziąć Cię pod uwagę w przypadku pojawienia się wolnych stanowisk pracy w przyszłości.

5. Zachowanie danych osobowych
5.1 Naszą ogólną zasadą jest by zachowywać dane osobowe kandydatów tylko tak długo, jak jest to konieczne z punktu widzenia celu, dla którego zostały one przez nas zebrane lub przez Ciebie przekazane.
5.2 W niektórych przypadkach przepisy prawa lub regulacje wymagają od nas zachowania określonej dokumentacji przez ustalony okres czasu, w tym również po zakończeniu procedury rekrutacji.
5.3 W innych przypadkach celowo zachowujemy dokumentację w celu rozstrzygania zapytań lub sporów, które mogą się pojawić.

6. Źródła danych osobowych
6.1 Twoje dane osobowe, które przetwarzamy, to dane podane przez Ciebie wraz z podaniem o pracę złożonym przez wypełnienie formularzy na stronie internetowej HR Link albo w rozmowach telefonicznych, przez media społecznościowe, LinkedIn, e-mail lub w inny sposób.
6.2 W trakcie procesu rekrutacji możemy zwrócić się o referencje do stron trzecich, na przykład referencje od poprzedniego pracodawcy lub podmiotu zatrudniającego.

7. Ujawnienie danych osobowych
7.1 Rutynowo przekazujemy Twoje dane osobowe innym członkom grupy kapitałowej Iron Mountain kiedy jest to wymagane na przykład przez procesy globalne, sprawozdawczość całej grupy lub podejmowanie decyzji dotyczących zatrudnienia lub awansowania. W ramach Iron Mountain Twoje dane osobowe są udostępniane lub ujawniane wewnętrznie osobom rekrutującym, kierownikom zatrudniającym, pracownikom działu HR i innym osobom ponoszącym odpowiedzialność służbową za zarządzanie lub podejmowanie decyzji związanych z Twoim potencjalnym zatrudnieniem w Iron Mountain.
7.2 Współpracujemy z podmiotami zewnętrznymi, które świadczą usługi rekrutacyjne, w szczególności (ale nie wyłącznie) z HR Link. Podmioty te mogą mieć dostęp lub tylko świadczyć usługi hostingowe dla danych osobowych, wspierają i utrzymują strukturę naszego systemu rekrutacyjnego, zawsze działając na nasze polecenie i na podstawie umowy.
7.3 Jeżeli Twoje podanie o pracę w Iron Mountain zostanie przyjęte, Twoje dane osobowe mogą zostać udostępnione w ramach systemów łączności wewnętrznej (takich jak informacje HR, system płac i świadczeń). Dane w tych systemach mogą być dostępne dla dostawców tych systemów, ich podmiotów stowarzyszonych oraz podwykonawców.
7.4 IM może być zobowiązany ujawnić Wasze dane osobowe podmiotom trzecim:
7.4.1 w odpowiedzi na zarządzenia/postanowienia sądów, regulatorów, stron postępowania sądowego lub organów władzy publicznej, lub
7.4.2 w celu spełnienia wymogów regulacyjnych lub w ramach postępowania prowadzanego przez regulatora.

8. Przekazywanie za granicę
8.1 Globalny charakter naszej działalności oznacza, że twoje dane osobowe mogą zostać ujawnione członkom grupy Iron Mountain poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (“EOG”).
8.2 W przypadku przekazywania przez podmioty trzecie Twoich danych osobowych poza EOG, IM podejmie kroki w celu zapewnienia, że Twoje dane osobowe otrzymają taki sam poziom ochrony, jaki gwarantuje IM.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych
9.1 IM wdrożyło zasadne zabezpieczenia fizyczne, techniczne i organizacyjne, których celem jest ochrona Twoich danych osobowych przed utratą, zmianą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.
9.2 IM podejmuje kroki w celu ograniczania dostępu do Twoich danych osobowych tylko do tych osób zatrudnionych, które muszą mieć do nich dostęp ze względu na cele wymienione w Ustępie 4.

10. Prawa podmiotów danych
10.1 W odniesieniu do swoich danych osobowych masz następujące prawa:
10.1.1 otrzymać kopię swoich danych osobowych wraz z informacją o tym, w jaki sposób i na jakiej podstawie dane takie będą przetwarzane;
10.1.2 poprawić swoje dane osobowe (w tym prawo do uzupełnienia danych niekompletnych)
10.1.3 usunąć dane osobowe w określonych okolicznościach kiedy nie są już one konieczne w związku z celem, dla którego zostały zebrane lub przetwarzane;
10.1.4 ograniczyć przetwarzanie swoich danych osobowych w przypadku gdy:
10.1.4.1 prawidłowość danych osobowych jest kwestionowana;
10.1.4.2 przetwarzanie jest niezgodne z prawem ale sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych;
10.1.4.3 nie potrzebujemy już danych osobowych do celów, dla których zostały zebrane, ale wymagane są one do obrony przed roszczeniami prawnymi;
10.1.5 zakwestionować przetwarzanie, które uzasadniliśmy naszym zasadnym interesem;
10.1.6 uzyskania kopii swoich danych osobowych lub przekazania kopii innemu administratorowi; lub
10.1.7 uzyskania kopii lub dostępu do zabezpieczeń chroniących Wasze dane osobowe w ramach przekazywania poza EOG.
10.2 Ponadto masz prawo do złożenia skargi do organu nadzorującego.
10.3 Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tych praw lub zadać pytanie na temat wykorzystania twoich danych osobowych należy skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@ironmountain.pl